Para organizar un evento exitoso en tu empresa es esencial tener en cuenta la planificación, la organización, el trabajo en equipo y la motivación. Sin estos cuatro pilares, el evento no tendrá éxito.

PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN

Todo proyecto, independientemente del tipo que sea, debe iniciarse con la elaboración detallada y exhaustiva de un plan estratégico, para tener claro elementos clave en la planificación como son objetivos, estrategias y presupuesto.

Para iniciar la planificación de un evento debes responder a las siguientes preguntas:

  • ¿A quién va dirigido este evento?
  • ¿Dónde realizaré el evento?
  • ¿Cuándo será el evento?
  • ¿Cómo quiero que sea mi evento?
  • ¿Para qué realizo este evento?

En el evento es esencial tener una idea clara sobre el propósito de este, es decir, qué quieres conseguir con la celebración del evento. Además de conocer la finalidad del evento, también es muy importante tener una idea de cuál es tu público objetivo, ya que de esto dependerá mucho la organización de los contenidos del evento.

Tener claro el propósito del evento y el público objetivo te servirá para mantenerte enfocado en las metas específicas. Estas metas deben tener características de gran utilidad para la planificación del evento como ser específicas, ser medibles, ser consensuadas y ser realistas.

Si quieres que el evento tenga éxito, deberás hacer una lista de tareas, porque es muy importante para la planificación y el organizador del evento.

La gran ventaja de tener preparada una lista de tareas, a la hora de preparar un evento corporativo, es que te ayuda a hacer un seguimiento de todas las cosas que se han hecho y las que quedan por hacer.

La organización de un evento corporativo supone hacer gestiones de producción como: alquilar una sala; localizar proveedores de bebida, refrescos y café; contratar una empresa de catering; disponer de internet/ Wifi; iluminación; sonido; contar con un buen elenco de ponentes, habilitar un aparcamiento; delimitar el aforo; crear entradas o tarjetas de acceso.

Como recomendación, cabe hacer negociaciones con las empresas para que suministren sus productos a cambio de hacer publicidad para su marca en el evento. Busca todos los patrocinadores posibles, porque de esta forma ahorrarás mucho tiempo, esfuerzo y dinero.

El gran beneficio de saber delegar todas las tareas es que al final gana todo el mundo, tanto patrocinadores, como organizador del evento y asistentes, y más importante aún, el evento en sí mismo.

El presupuesto dependerá del tipo de evento y del número de asistentes. La planificación y el presupuesto del evento deben ir juntos, para conseguir que el acontecimiento sea un éxito, y más importante, que los asistentes disfruten de una experiencia inolvidable.

PROMOCIÓN       

Otro aspecto a tener en cuenta para conseguir un evento exitoso es promocionarlo en redes sociales, ya que es la única forma de hacer llegar el acontecimiento a un gran número de personas interesadas.

Para promocionar el evento utiliza redes sociales como Facebook, Instagram o Twitter.

En Facebook debes usar la herramienta de anuncios Facebook Ads e invertir dinero y así captar más asistentes para el evento.

En Instagram tienes la gran oportunidad de mostrar todas las publicaciones a todos los seguidores sin pagar, y en Twitter puedes ganar mayor alcance  publicando en las mejores horas y utilizando hashtags tendencias.

Además de promocionar el evento en redes sociales, también es aconsejable realizar concursos, sorteos y promociones, para regalar entradas y así conseguir mayor visibilidad.

Igualmente, es esencial utilizar la aplicación móvil de streaming ‘Periscope’, para sortear entradas gratuitas con los seguidores de Twitter. De esta manera podrás tener mayor repercusión.

El día del evento tan solo debes centrarte en comprobar que todas las cosas planificadas se están ejecutando correctamente. Este día el organizador solo debe hacerse cargo de:

  • Revisar que todas las tareas delegadas se están haciendo bien.
  • Asegurarse que clientes y asistentes están bien atendidos.
  • Atender a los invitados VIP.

PLAN DE EMERGENCIA

Otro aspecto importante que hay que tener en cuenta cuando se organiza un evento es el plan de emergencia o plan B, porque siempre existe la posibilidad de que algo salga mal o se produzca algún imprevisto.

Cuando realizas un plan B para un evento debes tener en cuenta cualquier situación o tarea, pero siempre con sentido común, es decir, no tienes que contemplar todas las situaciones posibles, pero sí las más importantes.

DETALLES CON LOS ASISTENTES

Cuando se organiza un evento es muy importante tener en cuenta los asistentes y su experiencia en el evento. Por eso es recomendable ofrecer un regalo a los asistentes como agradecimiento por su asistencia.

Es aconsejable que el regalo sea siempre algo relacionado con el tipo de evento o la actividad de la empresa que lo organiza. Se trata de producir una experiencia memorable en los asistentes.

EQUIPO DE TRABAJO

Para contar con un equipo de trabajo de éxito intenta seguir los siguientes consejos:

  • Conoce a cada integrante muy bien: debes conocer e invertir tiempo para entender y conocer a cada miembro de tu equipo muy bien, así podrás obtener lo mejor de ellos. Recuerda que cada persona es diferente y debes motivarlos para que superen tus expectativas.
  • Hacer que todos tengan claro sus roles: tómate tiempo para reunirte con cada miembro del equipo y discutir su papel dentro del mismo. Dibuja esquemas de sus funciones y responsabilidades y explícales tus expectativas. Además, no te olvides de compartir el objetivo general del evento a tu equipo.
  • Fomenta una eficaz y transparente comunicación: invita a los miembros del equipo para discutir temas y fomentar la participación de todos en la discusión. Además, mantén a todos en el grupo del evento cuando envíes un email para que puedan seguir lo que está pasando dentro del equipo, para que nadie se sienta relegado. Si hay personas dentro del equipo que no se llevan bien, ayúdales a solucionar sus problemas. Deben tener claro que la armonía se refleja en la ejecución y resultados del evento. Recuerda que sin tu equipo de trabajo nada podrá ser ejecutado, ellos son tu mayor tesoro, cuídalos.

MOTIVACIÓN

La motivación es quizá el punto más importante a la hora de llevar a cabo un evento.

La motivación que tenga cada miembro del equipo de trabajo, hasta el punto de que sean capaces de transmitir el entusiasmo y la felicidad que te produce la realización del evento, es un elemento clave.

Todas y cada una de las personas, tanto internas como externas a tu empresa deben vivir, sentir y amar tu evento. Con esto se logra que cada uno se empeñe por conseguir el éxito de este.

No hay nada más agradable que trabajar unidos, alegres y en un ambiente con armonía y sinergia total.

 

 

 

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